Secretaria

A interface entre a Coordenação de Curso e  sua comunidade  acadêmica é feita pela Secretaria  Acadêmica, ou Secretaria de Curso. A secretaria é  a porta de entrada de muitos processos que envolvam solicitações  de discentes e  por onde  passam todos os processos referentes  à vida acadêmica dos estudantes. O papel da secretaria também é dar apoio aos coordenadores de  curso,  organizando  materiais  que  devem  ser  analisados,  pedindo  os  materiais  nas  datas estabelecidas,  de  forma  que  o  calendário  acadêmico  institucional  possa  ser  cumprido.

Secretário: Ivalter Sebastião Coutinho
E-mail: secretaria.cco@contato.ufsc.br
Local: UFSC – CTC – INE – Térreo – Sala 104

Horário de Funcionamento da Secretaria de Curso:
Segunda-feira a sexta-feira, das 08:00h às 12:00h e das 14:00h às 18:00h.

São atribuições da Secretaria de Curso do Curso de Graduação em Ciências da Computação:

  1. Elaborar e redigir documentos e correspondências em geral, dominando nível intermediário/avançado de Redação Oficial;
  2. Acompanhar e tramitar demandas via SPA, sejam elas oriundas de memorandos, processos, solicitações digitais e afins;
  3. Estar em constante contato, na busca pela resolução de demandas, com outros setores da instituição, sobretudo DAE, PROGRAD, Direção de Centro, Departamentos de Ensino, etc;
  4. Dar suporte técnico-administrativo às atividades do curso, em todas as áreas (administração geral, controle de material e patrimônio, compra de materiais de consumo e equipamentos da secretaria);
  5. Gerenciar, no âmbito da Coordenadoria, o processo de conclusão de curso dos discentes, que se dá no decorrer de todo o semestre: Levantamento de prováveis formandos, registro no CAGR, recebimento dos processos de confecção, registro e expedição de diplomas (oriundos do DAE), para posterior instrução dos mesmos; aviso, conferência e controle, junto aos alunos, acerca da juntada de documentos; análise, junto ao Coordenador, do processo de Integralização Curricular, solicitação junto ao DEN/PROGRAD da medalha de Mérito Estudantil, Preenchimento de Formulário junto ao Setor de Cerimonial, providenciar as colações de grau em gabinete (Intermediando Direção do Centro e aluno) e redigir a ata da Cerimônia de Colação de Grau, o que implica em comparecer ao evento;
  6. Operacionalizar questões pertinentes ao cadastro de turmas, espaços físicos, reservas de ambientes, etc;
  7. Secretariar reuniões administrativas de órgãos colegiados do curso com posterior confecção de ata e realização de possíveis atividades resultantes de conteúdo deliberado nas mesmas;
  8. Promover reuniões periódicas com colegas e auxiliares de serviço;
  9. Organizar e manter organizado o ambiente de trabalho, incluindo a guarda, acesso e arquivamento de documentos de responsabilidade do setor (documentos digitalizados e em papel);
  10. Garantir a constante atualização de informações internas e externas sobre o curso (incluindo a atualização do site institucional do mesmo);
  11. Dar publicidade aos instrumentos normativos (atas, deliberações, portarias, regimentos) definidos por órgãos colegiados do curso e redigidos pelo secretário, em alguns casos;
  12. Atender o público interno e externo (pessoalmente, por telefone e e-mail), com cortesia e respeito, enaltecendo princípios humanitários e éticos, sobre questões relativas ao curso e a instituição, dirimindo conflitos, resolvendo e ou encaminhando as diferentes demandas para os setores ou pessoas correspondentes;
  13. Efetuar a matrícula presencial dos alunos no curso, em todas as suas etapas;
  14. Receber formulários de solicitações dos alunos do curso, analisar a documentação associada e proceder à abertura e encaminhamento de processos administrativos vinculados às solicitações, acompanhando os mesmos até que seja(m) alcançado(s) o(s) objetivo(s) da(s) demanda(s);
  15. Os processos administrativos que devem ser abertos, encaminhados, possivelmente processados, fiscalizados, acompanhados e possivelmente encerrados, incluem mas não estão limitados a: validação de disciplinas, trancamento e destrancamento de curso, desistência de curso, prorrogação de prazo de integralização curricular, ajuste excepcional de matrícula, transferências interna e externa, formando e emissão de diploma, alterações curriculares, dentre outros;
  16. Auxiliar o Coordenador de Curso no cumprimento de suas atribuições;
  17. Secretariar a agenda do Coordenador de Curso, incluindo eventos e dando ciência ao mesmo de compromissos oriundos de sua função;
  18. Submeter à consideração do Coordenador de Curso, os assuntos que excedam a sua competência;
  19. Levar ao conhecimento do Coordenador de Curso, verbalmente ou por escrito, depois de convenientemente apurado, todas as ocorrências que não lhe caiba resolver, bem como todos os documentos que dependam de decisão superior;
  20. Representar o Coordenador do Curso, quando designado;
  21. Assinar documentos ou tomar providências de caráter urgente, na ausência ou impedimento ocasional do Coordenador de Curso, dando-lhe conhecimento, posteriormente;
  22. Desempenhar outras tarefas compatíveis com a função e aquelas delegadas pelo Coordenador do Curso, coordenando a expedição de todas as ordens e processos relativos àquilo cuja execução lhe cumpre realizar e/ou fiscalizar.

 

Dentre os principais processos administrativos que os alunos podem solicitar à Secretaria do Curso estão os listados abaixo. Clique num deles para obter sua especificação e informações de como proceder. Se você já conhece o processo e está procurando apenas os formulários, siga essa link: Formulários e Declarações.

 

Localização: A Secretaria do Curso de Ciências da Computação funciona no térreo do prédio do INE.

 

Para enviar uma mensagem à Secretaria do Curso de Ciências da Computação, utilize o formulário abaixo.

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